Comment envoyer votre
Optimiser l’expatriation de ses collaborateurs
Une fois le candidat à l’expatriation sélectionné, le cadre légal défini et le package de mobilité négocié (c’est à dire une fois le projet d’expatriation défini – cf partie 1), la prochaine étape consiste en l’organisation d’un rendez-vous avec votre salarié expatrié afin de préparer son départ.
Ainsi, durant cet entretien, différents points sont abordés relatifs à son implantation à l’étranger : les formalités en matière d’immigration, les démarches administratives à effectuer avant de quitter la France, sa fiscalité en France et dans le pays d’origine, sa couverture santé, son niveau de rémunération en France et à l’étranger, son contrat de travail. Ces éléments sont traités de manière globale sans toutefois entrer dans des considérations trop détaillées et trop techniques.
Ce rendez-vous est également l’occasion d’échanger avec votre futur salarié expatrié et de répondre à toutes ses interrogations de la manière la plus claire possible. L’objectif est de faciliter son intégration à l’étranger.
Les principaux points à aborder lors de votre rendez-vous avec votre salarié expatrié
Que cette mission soit assurée par votre direction générale ou par votre département des ressources humaines, nous avons dressé une liste non exhaustive des points clés à aborder avec votre salarié expatrié lors de votre rendez-vous.
Le système de protection sociale
C’est un aspect important pour votre collaborateur, d’autant plus s’il est amené à s’expatrier avec sa famille. Si vous optez pour un contrat de détachement, vous devez l’informer qu’il pourra continuer à bénéficier du régime de protection sociale français. En revanche, s’il s’agit d’un contrat d’expatriation,vous pouvez lui préciser de quelle manière lui et sa famille seront couverts en lui indiquant le cas échéant l’assurance maladie choisie et en lui fournissant la documentation nécessaire afin qu’il connaisse en amont les modalités de remboursement. Outre, les dépenses de santé et fonction des modalités prévues dans votre contrat d’expatriation, les informations afférentes aux cotisations retraite constituent un élément important à communiquer à votre salarié en situation de mobilité internationale (part employeur conservée et le montant de la part variable).
Enfin, tous les points liés à l’assurance rapatriement, les accidents du travail, la prévoyance devront également être traités lors de ce rendez-vous.
Les niveaux de rémunération
Même si effectuer une mission à l’étranger peut constituer une opportunité de carrière pour votre salarié, n’oubliez pas que les niveaux de rémunération sont un levier de motivation important pour une expatriation. En tant qu’employeur, vous devez faire en sorte que votre collaborateur comprenne bien les différences existantes entre son salaire de référence français et les primes liées à l’expatriation. Dans un premier temps, n’hésitez pas à lui expliquer comment ont été calculées ces primes, et la manière dont elles s’adaptent au pays de destination en prenant par exemple en compte les ajustements au coût de la vie ou les frais du déménagement. Dans un deuxième temps, il est judicieux que votre salarié expatrié se rende bien compte que ces primes ne seront versées que durant sa période d’expatriation et que dès son retour en France, c’est bien son salaire de référence qu’il percevra. Enfin, si vos primes d’ajustement sont amenées à évoluer, elles devront également lui être expliquées.
La fiscalité
C’est un sujet technique qui peut s’avérer complexe à aborder par vos équipes RH / mobilité internationale notamment car les règles fiscales diffèrent en fonction des pays de destination. Vous pouvez confier cette mission à un spécialiste du domaine tel qu’un avocat fiscaliste.. Ce dernier pourra notamment analyser avec votre collaborateur quelle sera sa résidence fiscale et sa situation fiscale en fonction de r sa situation personnelle (situation familiale au moment du départ, membres de la famille amenés à déménager avec votre salarié expatrié, autres sources de revenus du foyer) et professionnelle (durée de la mission à l’étranger, package envisagé etc.)
Ce type d’accompagnement permettra par ailleurs à votre salarié de :
- Connaître les règles fiscales applicables en France et dans le pays d’accueil ainsi que les conventions fiscales internationales si celles-ci s’appliquent.
- Aider votre salarié expatrié à compléter correctement ses déclarations de revenus en France et/ou dans le pays d’accueil.
Les formalités liées à la mobilité internationale de votre salarié expatrié
Dans le cadre d’un projet d’expatriation, les formalités liées au déménagement de votre salarié expatrié sont nombreuses. En les préparant en amont, vous parviendrez à prévenir certains désagréments et à faire en sorte que le départ de votre collaborateur se passe au mieux. Si les frais de déménagement sont à votre charge, il est judicieux de fixer une limite budgétaire en fonction de certains critères tels que la situation de l’expatrié et du pays de destination. Dans cet article, nous ne vous vous présenterons qu’un nombre restreint de formalités. Ces dernières dépendant des dispositions légales en vigueur et des modalités prévues dans le package de mobilité internationale défini. Décryptages et analyses.
L’immigration
Les règles en matière d’immigration varient en fonction de votre pays de destination et de la nationalité de votre salarié en mobilité internationale. Ainsi, si ce dernier est ressortissant d’un pays européen et amené à exercer ses fonctions dans un pays membre de l’UE ou de l’EEE (Espace économique européen), il ne sera pas soumis aux formalités d’immigration mais peut être amené à effectuer certaines formalités administratives à destination.
Dans le cadre d’une immigration dans un pays situé hors UE, les documents exigés diffèrent et prennent en compte la législation du droit du travail dans le pays de destination. Votre salarié devra certainement fournir certains documents administratifs (copies de ses diplômes, son contrat de travail, ses bulletins de salaire ainsi que tout document d’identité : passeport en cours de validité, permis de conduire international, etc.) afin d’obtenir un permis de travail ou un visa de séjour. Le mieux étant de vous rapprocher du consulat du pays de destination afin de connaître précisément toutes les pièces justificatives requises ou de solliciter les services de spécialiste de l’expatriation ou de relocation qui peuvent accompagner votre salarié expatrié à effectuer toutes ses démarches administratives.
L’attestation de mission à l’étranger
Ce document permet à votre salarié expatrié d’effectuer un certain nombre de formalités administratives dont la résiliation de son bail de location, la clôture de son compte bancaire, la désinscription de ses enfants en cas d’expatriation familiale et la résiliation de nombreux abonnements (téléphone, gaz, électricité, etc.)
Les conditions générales de déménagement
En tant qu’employeur, vous n’avez pas à vous substituer à un professionnel du déménagement. Ce document va fixer les modalités contractuelles entre vous et votre salarié expatrié en définissant les responsabilités de chacun.
La lettre de voiture
Ce document obligatoire doit être réalisé afin de fixer les conditions générales de transport lors du déménagement de votre salarié expatrié et lui permettre ainsi d’être dédommagé en cas de dommages ou vols.
Le logement de fonction
Dans le cadre d’un projet d’expatriation, il peut être judicieux de mettre à disposition un logement à votre salarié expatrié ou de l’accompagner dans ses recherches. Certes, cette formalité n’est pas obligatoire, mais elle permet toutefois à votre salarié expatrié d’être opérationnel plus rapidement tout en réduisant le stress engendré par son implantation à l’étranger. Des entreprises spécialisées dans la relocation vous permettent de trouver facilement un logement à votre salarié. Cette prestation payante varie en fonction du nombre de journées de visites à réaliser.
La scolarité et la situation du conjoint pendant l’expatriation
C’est un point qu’il ne faudra surtout pas négliger pour les expatriations en famille. L’objectif est de garantir à votre collaborateur de bonnes conditions de scolarité pour ses enfants. Ainsi, l’agence pour l’enseignement français l’étranger (l’AEFE) recense tous les établissements français à l’étranger et permet à votre salarié expatrié de connaître toutes les modalités d’inscription. Comme pour le logement de fonction, vous pouvez également opter pour une agence de relocation permettant à votre salarié d’être accompagné dans toutes ses démarches liées à l’inscription des enfants dans le pays de destination. De même, certaines entreprises incluent dans leur package de mobilité internationale des dispositifs d’aides au retour à l’emploi du conjoint du salarié expatrié ou mettent en place des moyens leur permettant de suivre une formation.
Le voyage de reconnaissance
Certains employeurs permettent aux salariés candidats à l’expatriation d’effectuer un premier voyage dans le pays de destination. Cette démarche permet de s’assurer que la sélection du candidat a été effectuée dans de bonnes conditions et que ce projet correspond aux attentes de votre collaborateur et de la société/filiale du pays d’accueil. Cette démarche doit être planifiée en amont et des rendez-vous peuvent être organisés au sein de l’entreprise d’accueil entre autres avec le responsable hiérarchique de votre futur salarié expatrié, le directeur des ressources humaines et les membres de son équipe. Ce voyage est une opportunité pour que votre salarié expatrié se familiarise avec son nouvel environnement de travail. Ainsi, des visites de la ville, des quartiers dans lesquels il sera amené et des établissements scolaires pourront être prévus.
La visite médicale
Quel que soit le pays de destination, la visite médicale demeure obligatoire pour votre salarié expatrié. Vous pouvez confier cette mission à la médecine du travail ou auprès d’un cabinet médical spécialisé dans l’expatriation. Cela peut s’avérer particulièrement utile si le pays de destination est exposé à certains risques sanitaires et exige la prise en charge de mesures de prévention telles que les prescriptions en matière de vaccination. Les cabinets spécialisés sont payants et ne sont pas implantés dans toutes les villes de France. D’autres solutions sont possibles telles que le recours au médecin traitant de votre salarié. À noter que certains pays exigent une seconde visite médicale dès l’arrivée du salarié expatrié sur leur territoire. Ces derniers ne reconnaissant pas les visites déjà réalisées en France.
Spécialiste de l’expatriation, Expateo accompagne les entreprises dans toutes les étapes de leur projet de mobilité internationale.
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